Pasal 5: TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN

Pasal 5: TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN
5.1 Komitmen Manajemen
Manajemen puncak harus menyediakan bukti atas komitmennya untuk pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu dan secara berkelanjutan meningkatkan keefektifannya melalui
a) komunikasi kepada organisasi tentang pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan demikian juga peraturan dan hukum,
b) menetapkan kebijakan mutu,
c) menjamin bahwa sasaran-sasaran mutu telah ditetapkan,
d) melaksanakan tinjauan manajemen, dan
e) menjamin ketersediaan sumber daya.
Penjelasan:
Pasal ini memuat persyaratan yang harus dipenuhi oleh Manajemen Puncak suatu perusahaan untuk membuktikan komitmennya dalam menjalankan sistem manajemen mutu. Bukti-bukti tersebut adalah: Pertama, adanya komunikasi dalam organisasi tentang pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan, peraturan perundang-undangan dan hukum. Bukti komunikasi dapat berupa diadakannya pertemuan antara Manajemen Puncak dengan semua fungsi yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaan sistem manajemen mutu, dimana dalam pertemuan itu salah satu agendanya adalah penyadaran dan pemahaman tentang pentingnya pemenuhan persyaratan pelanggan, peraturan perundang-undangan dan hukum. Bukti-bukti komunikasi tersebut juga dapat berupa pemasangan slogan-slogan atau pernyataan-pernyataan komitmen tentang mutu (poster, photo, dll) pada tempat-tempat yang bisa dilihat dengan mudah di dalam lingkungan organisasi, atau pembuatan dan pendistribusian informasi-inform! asi tentang mutu melalui media cetak internal perusahaan (majalah, brosur, memo, dll).
Kedua, Manajemen Puncak bertanggungjawab dalam membuat kebijakan mutu organisasi dan kebijakan mutu fungsi-fungsi (departemen) yang ada dalam organisasi. Selanjutnya, kebijakan-kebijakan mutu tersebut harus didokumentasikan sebagai bukti adanya komitmen Manajemen Puncak. Seperti telah dikemukakan di atas (penjelasan 4.2.1) kebijakan mutu memuat tujuan-tujuan jangka panjang yang ingin dicapai oleh organisasi tentang mutu, yang mencakup keinginan untuk memenuhi persyaratan pelanggan. Selain bertanggungjawab dalam membuat kebijakan mutu organisasi, Manajemen Puncak juga bertanggungjawab dalam membuat kebijakan mutu tiap-tiap departemen yang tercakup dalam sistem manajemen mutunya. Namun seringkali dalam kenyataannya kebijakan mutu masing-masing departemen dibuat dan ditetapkan oleh kepala departemen yang bersangkutan. Hal ini sebenarnya tidak menjadi persoalan selama dalam penetapan tersebut tiap-tiap kepala departemen mengkomunikasikan dan mengkonsultasikan terlebih dahulu kebijakan mutu departemennya dengan Manajemen Puncak organisasi sebelum diterbitkan. Bagaimana pun akan lebih baik jika semua kebijakan mutu yang merupakan petunjuk dan arah organisasi, ditetapkan oleh pihak yang memahami betul kemana suatu organisasi akan dibawa atau yang mengerti pengelolaan organisasi secara menyeluruh, yaitu Manajemen Puncak, supaya integralitas organisasi tetap bisa dipelihara. Penting untuk dimengerti bahwa kebijakan mutu yang dibuat untuk suatu departemen harus sesuai dengan kebijakan mutu organisasi, dan mendukung atau saling berhubungan dengan kebijakan mutu departemen lainnya.
Ketiga, Manajemen Puncak bertanggungjawab dalam menjamin sasaran-sasaran mutu organisasi dan sasaran-sasaran mutu departemen telah ditetapkan. Maksudnya Manajemen Puncak harus menjabarkan kebijakan mutunya kedalam sasaran-sasaran mutu yang diperkirakan dapat dicapai dalam interval waktu tertentu berdasarkan analisa data sebelumnya. Sedikit berbeda dengan kebijakan mutu, sasaran-sasaran mutu departemen boleh ditetapkan oleh tiap-tiap kepala departemen dengan selalu mengacu pada kebijakan mutu departemen yang bersangkutan. Seperti halnya kebijakan mutu, maka sasaran-sasaran mutu tersebut juga harus didokumentasikan sebagai bukti adanya komitmen Manajemen Puncak.
Keempat, Manajemen Puncak bertanggungjawab melaksanakan tinjauan manajemen, yaitu suatu aktifitas evaluasi terhadap kesinambungan dan efektifitas sistem manajemen mutu. Tentang hal ini akan dibahas lebih lanjut dalam pasal 5.6. Bukti komitmen ini biasanya berupa adanya rangkuman hasil rapat tinjauan manajemen (minutes meeting) jika tinjauan manajemen dilakukan dalam bentuk rapat, atau catatan-catatan lainnya yang menunjukkan telah dilaksanakannya tinjauan manajemen terhadap kesinambungan dan efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu.
Kelima, Manajemen Puncak harus menunjukkan bukti komitmennya dalam menjamin ketersediaan sumber daya. Bukti komitmen ini dapat dilihat dari kecukupan sumber daya yang dimiliki (terlihat pada saat Audit, red) termasuk adanya data pengelolaan dan pemeliharaan sumber daya, seperti; data kompetensi karyawan, pelatihan karyawan, kesehatan karyawan, kecelakaan kerja, pemeliharaan peralatan, pemeliharaan alat transportasi dan komunikasi, pemeliharaan gedung, dll.
Pasal 5.1 secara umum memuat tanggungjawab Manajemen Puncak dalam memperlihatkan bukti-bukti pemenuhan komitmennya yang mencakup kelima hal di atas, sedangkan pada pasal-pasal berikutnya (5.2, 5.3, dst) memuat tanggungjawab Manajemen Puncak dalam memenuhi persyaratan-persyaratan kelima hal tersebut.