5.4 Perencanaan
5.4.1 Sasaran Mutu
Manajemen puncak harus menjamin bahwa sasaran mutu, termasuk hal yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan produk (lihat 7.1a), ditetapkan pada fungsi dan tingkatan yang sesuai dalam organisasi. Sasaran mutu harus dapat diukur dan konsisten dengan kebijakan mutu.
Penjelasan:
Pasal ini merupakan pelengkap untuk pasal 5.1c, yang mana memuat persyaratan-persyaratan untuk suatu sasaran mutu yang ditetapkan oleh Manajemen Puncak. Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa sasaran-sasaran mutu harus ditetapkan baik untuk organisasi maupun untuk tiap-tiap fungsi (departemen). Sasaran-sasaran mutu tersebut harus dapat diukur (misal: jumlah keluhan pelanggan <= 2 keluhan/bulan) dan juga harus sesuai/sejalan dengan kebijakan mutu. Ada pun penetapan sasaran mutu dan perencanaan sistem manajemen mutu (akan dijelaskan pada pasal berikutnya, red) merupakan bagian utama dari proses perencanaan (plan) dalam proses Tanggungjawab Manajemen.
5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
Manajemen puncak harus menjamin bahwa
a) perencanaan sistem manajemen mutu dilaksanakan dalam rangka memenuhi persyaratan yang diberikan dalam pasal 4.1, demikian juga sasaran-sasaran mutu, dan
b) integritas sistem manajemen mutu dipelihara ketika perubahan terhadap sistem manajemen mutu direncanakan dan diterapkan.
Penjelasan:
Pasal ini memuat tanggungjawab Manajemen Puncak dalam membuat perencanaan untuk sistem manajemen mutu, dimana persyaratan-persyaratannya mengacu pada persyaratan-persyaratan umum dalam pasal 4.1 tentang sistem manajemen mutu. Dengan kata lain pasal ini menegaskan bahwa tanggungjawab perencanaan sistem manajemen mutu dan pemenuhan persyaratan-persyaratannya adalah dilakukan oleh Manajemen Puncak. Sementara itu dalam perencanaan sistem manajemen mutu termasuk dalam peninjauan dan perubahannya, integritas (kesatuan) antar proses-proses dalam sistem manajemen mutu harus tetap dipelihara.
5.5 Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi
5.5.1 Tanggungjawab dan Wewenang
Manajemen puncak harus memastikan bahwa tanggungjawab dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan dalam organisasi.
Penjelasan:
Pasal ini memuat tanggungjawab Manajemen Puncak dalam menetapkan tanggungjawab dan wewenang setiap fungsi di dalam organisasinya. Penetapan tanggungjawab dan wewenang tersebut yaitu dalam bentuk penetapan tugas-tugas (job descriptions) dan wewenang (responsibility) suatu fungsi (kepala departemen, supervisor, engineer, staf, operator, dll) yang pekerjaannya berpengaruh terhadap mutu dari produk/pelayanan yang dihasilkan oleh organisasi. Tanggungjawab dan wewenang yang telah ditetapkan itu selanjutnya harus didokumentasikan, dikomunikasikan, dipahami oleh fungsi-fungsi yang bersangkutan, dan hendaknya tersedia dilingkungan kerja fungsi-fungsi tersebut.
5.5.2 Wakil Manajemen
Manajemen puncak harus menunjuk salah seorang anggota manajemen, yang diluar tanggungjawab lainnya, yang memiliki tanggungjawab dan wewenang yang mencakup:
a) menjamin bahwa proses-proses yang dibutuhkan oleh sistem manajemen mutu dibuat, diterapkan dan dipelihara,
b) melaporkan kepada manajemen puncak akan kinerja dari sistem manajemen mutu dan kebutuhan untuk peningkatannya, dan
c) menjamin promosi kesadaran akan pemenuhan persyaratan pelanggan ke seluruh organisasi.
Catatan: Tanggungjawab wakil manajemen dapat mencakup sebagai penghubung dengan pihak luar dalam masalah yang berhubungan dengan sistem manajemen mutu.
Penjelasan:
Pasal ini memuat tanggungjawab Manajemen Puncak untuk menunjuk atau mengangkat seorang wakil dari pihak Manajemen Puncak yang bertanggungjawab dalam pembuatan, dan pengelolaan proses-proses yang dibutuhkan oleh sistem manajemen mutu (pemenuhan persyaratan ISO 9001) termasuk pelaksanaannya. Wakil manajemen ini bertanggungjawab melaporkan hasil kinerja dari sistem manajemen mutu organisasi, yang diperoleh dari pemantauan dan pemeriksaan (audit) terhadap pemenuhan persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Wakil manajemen juga bertanggungjawab dalam mempromosikan dan meningkatkan kesadaran (awareness) semua fungsi dalam memenuhi persyaratan pelanggan atau persyaratan ISO 9001:2000.
5.5.3 Komunikasi Internal
Manajemen puncak harus memastikan bahwa proses komunikasi yang sesuai ditetapkan dalam organisasi dan komunikasi tersebut juga mengambil tempat berkenaan dengan keefektifan sistem manajemen mutu.
Penjelasan:
Pasal ini merupakan pelengkap untuk pasal 5.1a, yang mana memuat tanggungjawab Manajemen Puncak untuk memastikan adanya komunikasi internal yang memadai di dalam organisasi. Komunikasi tersebut mencakup komunikasi antar karyawan dalam suatu fungsi (departemen) dan komunikasi antar fungsi-fungsi dalam organisasi. Dalam bentuk kongkrit komunikasi itu berupa pertemuan-pertemuan (rapat) yang dilakukan untuk membahas dan meninjau kinerja proses-proses, informasi-informasi baru, perubahan persyaratan pelanggan, evaluasi tindakan perbaikan dan pencegahan, dsb.
5.6 Tinjauan Manajemen
5.6.1 Umum
Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen mutu organisasinya, dalam selang waktu yang direncanakan, untuk memastikan kelanjutan kesesuaiannya, kecukupan dan efektivitasnya. Tinjauan ini harus mencakup penilaian kesempatan untuk peningkatan dan kebutuhan perubahan sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu.
Rekaman dari tinjauan manajemen harus dipelihara (lihat 4.2.4).
Penjelasan:
Pasal ini menegaskan bahwa Manajemen Puncak bertanggungjawab untuk meninjau (mengevaluasi) pelaksanaan sistem manajemen mutu organisasinya. Dalam persyaratan ISO 9001:2000 tidak dinyatakan secara rinci bentuk aktifitas tinjauan manajemen tersebut. Kebanyakan perusahaan-perusahaan melakukan rapat tinjauan manajemen (management review meeting) sebagai upaya untuk memenuhi persyaratan ini. Selain dalam bentuk rapat, sebenarnya tinjauan manajemen juga dapat dilakukan dengan cara mengumpulkan semua catatan-catatan (records) tentang pemenuhan persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, kemudian menyusunnya sedemikian rupa menjadi semacam laporan dan menyerahkannya kepada Manajemen Puncak untuk ditinjau dan ditindaklanjuti. Beberapa perusahaan bahkan menggunakan sarana email (electronic mail) untuk berkomunikasi tentang efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu pada waktu yang telah disepakati, mela! kukan evaluasi, dan saling memberikan masukan untuk peningkatan kinerja sistem manajemen mutu. Hasil komunikasi via email tersebut kemudian dirangkum dan didokumentasikan, selanjutnya dapat dijadikan sebagai bukti telah dilakukannya tinjauan manajemen. Jadi tidak ada keharusan tinjauan manajemen harus dalam bentuk pertemuan (rapat), namun demikian, menurut penulis metode pertemuan adalah cara paling efektif untuk melakukan tinjauan terhadap efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu.
5.6.2 Masukan Tinjauan
Masukan tinjauan manajemen harus mencakup informasi akan:
a) hasil-hasil audit,
b) umpan balik pelanggan,
c) kinerja proses dan kesesuaian produk,
d) status tindakan-tindakan pencegahan dan perbaikan,
e) tindak lanjut dari tinjauan manajemen terdahulu,
f) perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu, dan
g) rekomendasi untuk peningkatan.
Penjelasan:
Pasal ini memuat bentuk-bentuk masukan (input) yang diperlukan sebagai bahan dasar dalam suatu tinjauan manajemen. Bentuk-bentuk masukan tersebut yaitu:
- Hasil-hasil audit yang memuat temuan-temuan selama audit mutu internal (internal quality audit) terhadap proses-proses dalam sistem manajemen mutu.
- Umpan balik pelanggan yang mencakup; data keluhan pelanggan (customer complaint), hasil penelitian kepuasan pelanggan (customer satisfaction survey), dan informasi-informasi lainnya dari pihak-pihak yang memiliki kepentingan seperti halnya pelanggan.
- Kinerja proses yang mencakup; hasil analisa kecenderungan proses (process trend) dan kemampuan proses (process capability). Kemampuan proses merupakan kinerja dari proses dalam menghasilkan produk yang sesuai persyaratan, secara kontinu. Kemampuan proses bisa didapat dari pemantauan dan analisa terhadap variasi dan penyebaran dari karakteristik proses (process characteristic) dengan menggunakan metode statistik (statistical process control/SPC). Penggunaan SPC dalam menganalisa kinerja proses lebih cocok digunakan pada organisasi manufaktur, tetapi tidak begitu sesuai digunakan pada organsiasi jasa (service) karena data penyebaran karakteristik proses pada industri jasa sulit diperoleh. Pengukuran kemampuan proses pada industri jasa salah satunya bisa dilakukan dengan mengukur kemampuan melakukan pelayanan yang sesuai dalam target waktu penyelesaian yang telah ditetapkan. Selain data p! enyebaran karakteristik proses, data kesesuaian produk yang dihasilkan merupakan bagian penting yang dibutuhkan dalam menganalisa kemampuan proses. Kesesuaian produk adalah data hasil inspeksi produk/pelayanan (outgoing inspection) sebelum diserahkan kepada pelanggan, termasuk pengelompokkan kategori ketidaksesuaian produk berdasarkan kekritisannya (major/minor/recommedation).
- Status tindakan-tindakan pencegahan dan perbaikan yang telah, sedang, atau akan dilakukan, termasuk hasil-hasil yang telah dicapai dari tindakan-tindakan tersebut.
- Tindak lanjut atau status dari hasil tinjauan manajemen sebelumnya, termasuk kendala-kendala yang dihadapi dan perlu dibahas dalam tinjauan manajemen.
- Perubahan-perubahan internal dan eksternal yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu, baik yang bersifat positif maupun negatif.
- Rekomendasi atau saran-saran untuk peningkatan kinerja sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya.
5.6.3 Keluaran Tinjauan
Keluaran dari tinjauan manajemen harus mencakup adanya keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan
a) peningkatan keefektifan sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya,
b) peningkatan dari produk yang berhubungan dengan persyaratan pelanggan,
c) kebutuhan sumber daya.
Penjelasan:
Pasal ini memuat bentuk-bentuk keluaran (output) yang diharapkan diperoleh dari suatu tinjauan manajemen. Bentuk-bentuk keluaran tersebut yaitu:
- Keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang berhubungan dengan peningkatan keefektifan sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya, seperti; penyesuaian tanggungjawab dan wewenang, perubahan prosedur kerja, perubahan tata ruang (lay out), perubahan kebijakan mutu dan sasaran-sasaran mutu, penyesuaian strategi, dsb.
- Keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang berhubungan dengan peningkatan dari produk yang berhubungan dengan persyaratan pelanggan, seperti; perubahan desain (re-engineering), penambahan alat ekstra (accessories), peningkatan keamanan produk (safety), penyesuaian spesifikasi kesesuaian produk, penyesuaian dengan aspek lingkungan, dsb.
- Keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang berhubungan dengan kebutuhan akan sumber daya, seperti; penambahan karyawan, pelatihan karyawan, peningkatan kerjasama dengan lembaga pendidikan/penelitian, pemindahan lokasi perusahaan, penambahan gedung atau ruang kerja, penambahan peralatan, peningkatan kemampuan perangkat keras dan perangkat lunak (hardware/software), penyesuaian alat ukur/uji, transportasi, komunikasi, dsb.
Tampilkan postingan dengan label Pasal 5. Tampilkan semua postingan
Tampilkan postingan dengan label Pasal 5. Tampilkan semua postingan
Kamis, 28 Juni 2007
Pasal 5 : TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.3 Kebijakan Mutu
Manajemen puncak harus menjamin bahwa kebijakan mutu
a) sesuai dengan tujuan dari organisasi,
b) mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan secara berkelanjutan meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu,
c) menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran-sasaran mutu,
d) dikomunikasikan dan dimengerti dalam organisasi, dan
e) ditinjau untuk kesesuaian dari kelanjutannya.
Penjelasan:
Pasal ini merupakan pelengkap untuk pasal 5.1b, yang mana memuat persyaratan-persyaratan untuk suatu kebijakan mutu yang ditetapkan oleh Manajemen Puncak, termasuk tanggungjawab Manajemen Puncak terhadap sosialisasinya disepanjang organisasi.
Kebijakan mutu harus sesuai dengan tujuan dari pembentukan/pendirian organisasi, yang selain mencari profit (keuntungan) juga berorientasi pada pemenuhan persyaratan pelanggan, peraturan perundang-undangan dan hukum. Kebijakan mutu juga harus mencakup atau secara implisit memuat komitmen untuk memperbaiki efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu dalam rangka memenuhi persyaratan tersebut. Selain itu kebijakan mutu harus menyediakan kerangka kerja (ruang) bagi penetapan dan peninjauan sasaran mutu, maksudnya kebijakan mutu yang ditetapkan harus jelas (tidak bias) dan memberi peluang bagi penetapan sasaran-sasaran mutu yang terukur.
Manajemen Puncak juga bertanggungjawab dalam menjamin kebijakan mutu tersebut dikomunikasikan dan dimengerti oleh semua fungsi yang terlibat dalam sistem manajemen mutu atau mempengaruhi mutu, kemudian ditinjau dalam interval waktu tertentu untuk meningkatkan kesesuaiannya dengan kinerja organisasi. Tidak jarang kebijakan mutu perusahaan bersifat permanen (tidak diubah) dalam jangka waktu yang lama, namun peninjauan terhadap kesesuaiannya harus tetap dilakukan sebelum ditetapkan kembali sebagai kebijakan mutu pada masa berikutnya.
Manajemen puncak harus menjamin bahwa kebijakan mutu
a) sesuai dengan tujuan dari organisasi,
b) mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan secara berkelanjutan meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu,
c) menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran-sasaran mutu,
d) dikomunikasikan dan dimengerti dalam organisasi, dan
e) ditinjau untuk kesesuaian dari kelanjutannya.
Penjelasan:
Pasal ini merupakan pelengkap untuk pasal 5.1b, yang mana memuat persyaratan-persyaratan untuk suatu kebijakan mutu yang ditetapkan oleh Manajemen Puncak, termasuk tanggungjawab Manajemen Puncak terhadap sosialisasinya disepanjang organisasi.
Kebijakan mutu harus sesuai dengan tujuan dari pembentukan/pendirian organisasi, yang selain mencari profit (keuntungan) juga berorientasi pada pemenuhan persyaratan pelanggan, peraturan perundang-undangan dan hukum. Kebijakan mutu juga harus mencakup atau secara implisit memuat komitmen untuk memperbaiki efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu dalam rangka memenuhi persyaratan tersebut. Selain itu kebijakan mutu harus menyediakan kerangka kerja (ruang) bagi penetapan dan peninjauan sasaran mutu, maksudnya kebijakan mutu yang ditetapkan harus jelas (tidak bias) dan memberi peluang bagi penetapan sasaran-sasaran mutu yang terukur.
Manajemen Puncak juga bertanggungjawab dalam menjamin kebijakan mutu tersebut dikomunikasikan dan dimengerti oleh semua fungsi yang terlibat dalam sistem manajemen mutu atau mempengaruhi mutu, kemudian ditinjau dalam interval waktu tertentu untuk meningkatkan kesesuaiannya dengan kinerja organisasi. Tidak jarang kebijakan mutu perusahaan bersifat permanen (tidak diubah) dalam jangka waktu yang lama, namun peninjauan terhadap kesesuaiannya harus tetap dilakukan sebelum ditetapkan kembali sebagai kebijakan mutu pada masa berikutnya.
Pasal 5: TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN
5.2 Fokus Pelanggan
Manajemen puncak harus menjamin bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan (lihat 7.2.1 dan 8.2.1).
Penjelasan: Manajemen Puncak bertanggungjawab dalam menjamin bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi, baik persyaratan yang dinyatakan oleh pelanggan maupun persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tapi bakal sangat diperlukan oleh pelanggan, jika diketahui. Tentang hal ini akan dijelaskan lebih lanjut dalam pasal 7.2.1 dan 8.2.1. Tanggungjawab dengan fokus terhadap pelanggan ini merupakan persyaratan baru di dalam ISO 9001 dan menunjukkan semakin meningkatnya keinginan organisasi Standar Internasional ini untuk memperhatikan kepentingan pelanggan yang merupakan unsur utama bagi kelangsungan hidup suatu organisasi.
Manajemen puncak harus menjamin bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan (lihat 7.2.1 dan 8.2.1).
Penjelasan: Manajemen Puncak bertanggungjawab dalam menjamin bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi, baik persyaratan yang dinyatakan oleh pelanggan maupun persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tapi bakal sangat diperlukan oleh pelanggan, jika diketahui. Tentang hal ini akan dijelaskan lebih lanjut dalam pasal 7.2.1 dan 8.2.1. Tanggungjawab dengan fokus terhadap pelanggan ini merupakan persyaratan baru di dalam ISO 9001 dan menunjukkan semakin meningkatnya keinginan organisasi Standar Internasional ini untuk memperhatikan kepentingan pelanggan yang merupakan unsur utama bagi kelangsungan hidup suatu organisasi.
Pasal 5: TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN
Pasal 5: TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN
5.1 Komitmen Manajemen
Manajemen puncak harus menyediakan bukti atas komitmennya untuk pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu dan secara berkelanjutan meningkatkan keefektifannya melalui
a) komunikasi kepada organisasi tentang pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan demikian juga peraturan dan hukum,
b) menetapkan kebijakan mutu,
c) menjamin bahwa sasaran-sasaran mutu telah ditetapkan,
d) melaksanakan tinjauan manajemen, dan
e) menjamin ketersediaan sumber daya.
Penjelasan:
Pasal ini memuat persyaratan yang harus dipenuhi oleh Manajemen Puncak suatu perusahaan untuk membuktikan komitmennya dalam menjalankan sistem manajemen mutu. Bukti-bukti tersebut adalah: Pertama, adanya komunikasi dalam organisasi tentang pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan, peraturan perundang-undangan dan hukum. Bukti komunikasi dapat berupa diadakannya pertemuan antara Manajemen Puncak dengan semua fungsi yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaan sistem manajemen mutu, dimana dalam pertemuan itu salah satu agendanya adalah penyadaran dan pemahaman tentang pentingnya pemenuhan persyaratan pelanggan, peraturan perundang-undangan dan hukum. Bukti-bukti komunikasi tersebut juga dapat berupa pemasangan slogan-slogan atau pernyataan-pernyataan komitmen tentang mutu (poster, photo, dll) pada tempat-tempat yang bisa dilihat dengan mudah di dalam lingkungan organisasi, atau pembuatan dan pendistribusian informasi-inform! asi tentang mutu melalui media cetak internal perusahaan (majalah, brosur, memo, dll).
Kedua, Manajemen Puncak bertanggungjawab dalam membuat kebijakan mutu organisasi dan kebijakan mutu fungsi-fungsi (departemen) yang ada dalam organisasi. Selanjutnya, kebijakan-kebijakan mutu tersebut harus didokumentasikan sebagai bukti adanya komitmen Manajemen Puncak. Seperti telah dikemukakan di atas (penjelasan 4.2.1) kebijakan mutu memuat tujuan-tujuan jangka panjang yang ingin dicapai oleh organisasi tentang mutu, yang mencakup keinginan untuk memenuhi persyaratan pelanggan. Selain bertanggungjawab dalam membuat kebijakan mutu organisasi, Manajemen Puncak juga bertanggungjawab dalam membuat kebijakan mutu tiap-tiap departemen yang tercakup dalam sistem manajemen mutunya. Namun seringkali dalam kenyataannya kebijakan mutu masing-masing departemen dibuat dan ditetapkan oleh kepala departemen yang bersangkutan. Hal ini sebenarnya tidak menjadi persoalan selama dalam penetapan tersebut tiap-tiap kepala departemen mengkomunikasikan dan mengkonsultasikan terlebih dahulu kebijakan mutu departemennya dengan Manajemen Puncak organisasi sebelum diterbitkan. Bagaimana pun akan lebih baik jika semua kebijakan mutu yang merupakan petunjuk dan arah organisasi, ditetapkan oleh pihak yang memahami betul kemana suatu organisasi akan dibawa atau yang mengerti pengelolaan organisasi secara menyeluruh, yaitu Manajemen Puncak, supaya integralitas organisasi tetap bisa dipelihara. Penting untuk dimengerti bahwa kebijakan mutu yang dibuat untuk suatu departemen harus sesuai dengan kebijakan mutu organisasi, dan mendukung atau saling berhubungan dengan kebijakan mutu departemen lainnya.
Ketiga, Manajemen Puncak bertanggungjawab dalam menjamin sasaran-sasaran mutu organisasi dan sasaran-sasaran mutu departemen telah ditetapkan. Maksudnya Manajemen Puncak harus menjabarkan kebijakan mutunya kedalam sasaran-sasaran mutu yang diperkirakan dapat dicapai dalam interval waktu tertentu berdasarkan analisa data sebelumnya. Sedikit berbeda dengan kebijakan mutu, sasaran-sasaran mutu departemen boleh ditetapkan oleh tiap-tiap kepala departemen dengan selalu mengacu pada kebijakan mutu departemen yang bersangkutan. Seperti halnya kebijakan mutu, maka sasaran-sasaran mutu tersebut juga harus didokumentasikan sebagai bukti adanya komitmen Manajemen Puncak.
Keempat, Manajemen Puncak bertanggungjawab melaksanakan tinjauan manajemen, yaitu suatu aktifitas evaluasi terhadap kesinambungan dan efektifitas sistem manajemen mutu. Tentang hal ini akan dibahas lebih lanjut dalam pasal 5.6. Bukti komitmen ini biasanya berupa adanya rangkuman hasil rapat tinjauan manajemen (minutes meeting) jika tinjauan manajemen dilakukan dalam bentuk rapat, atau catatan-catatan lainnya yang menunjukkan telah dilaksanakannya tinjauan manajemen terhadap kesinambungan dan efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu.
Kelima, Manajemen Puncak harus menunjukkan bukti komitmennya dalam menjamin ketersediaan sumber daya. Bukti komitmen ini dapat dilihat dari kecukupan sumber daya yang dimiliki (terlihat pada saat Audit, red) termasuk adanya data pengelolaan dan pemeliharaan sumber daya, seperti; data kompetensi karyawan, pelatihan karyawan, kesehatan karyawan, kecelakaan kerja, pemeliharaan peralatan, pemeliharaan alat transportasi dan komunikasi, pemeliharaan gedung, dll.
Pasal 5.1 secara umum memuat tanggungjawab Manajemen Puncak dalam memperlihatkan bukti-bukti pemenuhan komitmennya yang mencakup kelima hal di atas, sedangkan pada pasal-pasal berikutnya (5.2, 5.3, dst) memuat tanggungjawab Manajemen Puncak dalam memenuhi persyaratan-persyaratan kelima hal tersebut.
5.1 Komitmen Manajemen
Manajemen puncak harus menyediakan bukti atas komitmennya untuk pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu dan secara berkelanjutan meningkatkan keefektifannya melalui
a) komunikasi kepada organisasi tentang pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan demikian juga peraturan dan hukum,
b) menetapkan kebijakan mutu,
c) menjamin bahwa sasaran-sasaran mutu telah ditetapkan,
d) melaksanakan tinjauan manajemen, dan
e) menjamin ketersediaan sumber daya.
Penjelasan:
Pasal ini memuat persyaratan yang harus dipenuhi oleh Manajemen Puncak suatu perusahaan untuk membuktikan komitmennya dalam menjalankan sistem manajemen mutu. Bukti-bukti tersebut adalah: Pertama, adanya komunikasi dalam organisasi tentang pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan, peraturan perundang-undangan dan hukum. Bukti komunikasi dapat berupa diadakannya pertemuan antara Manajemen Puncak dengan semua fungsi yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaan sistem manajemen mutu, dimana dalam pertemuan itu salah satu agendanya adalah penyadaran dan pemahaman tentang pentingnya pemenuhan persyaratan pelanggan, peraturan perundang-undangan dan hukum. Bukti-bukti komunikasi tersebut juga dapat berupa pemasangan slogan-slogan atau pernyataan-pernyataan komitmen tentang mutu (poster, photo, dll) pada tempat-tempat yang bisa dilihat dengan mudah di dalam lingkungan organisasi, atau pembuatan dan pendistribusian informasi-inform! asi tentang mutu melalui media cetak internal perusahaan (majalah, brosur, memo, dll).
Kedua, Manajemen Puncak bertanggungjawab dalam membuat kebijakan mutu organisasi dan kebijakan mutu fungsi-fungsi (departemen) yang ada dalam organisasi. Selanjutnya, kebijakan-kebijakan mutu tersebut harus didokumentasikan sebagai bukti adanya komitmen Manajemen Puncak. Seperti telah dikemukakan di atas (penjelasan 4.2.1) kebijakan mutu memuat tujuan-tujuan jangka panjang yang ingin dicapai oleh organisasi tentang mutu, yang mencakup keinginan untuk memenuhi persyaratan pelanggan. Selain bertanggungjawab dalam membuat kebijakan mutu organisasi, Manajemen Puncak juga bertanggungjawab dalam membuat kebijakan mutu tiap-tiap departemen yang tercakup dalam sistem manajemen mutunya. Namun seringkali dalam kenyataannya kebijakan mutu masing-masing departemen dibuat dan ditetapkan oleh kepala departemen yang bersangkutan. Hal ini sebenarnya tidak menjadi persoalan selama dalam penetapan tersebut tiap-tiap kepala departemen mengkomunikasikan dan mengkonsultasikan terlebih dahulu kebijakan mutu departemennya dengan Manajemen Puncak organisasi sebelum diterbitkan. Bagaimana pun akan lebih baik jika semua kebijakan mutu yang merupakan petunjuk dan arah organisasi, ditetapkan oleh pihak yang memahami betul kemana suatu organisasi akan dibawa atau yang mengerti pengelolaan organisasi secara menyeluruh, yaitu Manajemen Puncak, supaya integralitas organisasi tetap bisa dipelihara. Penting untuk dimengerti bahwa kebijakan mutu yang dibuat untuk suatu departemen harus sesuai dengan kebijakan mutu organisasi, dan mendukung atau saling berhubungan dengan kebijakan mutu departemen lainnya.
Ketiga, Manajemen Puncak bertanggungjawab dalam menjamin sasaran-sasaran mutu organisasi dan sasaran-sasaran mutu departemen telah ditetapkan. Maksudnya Manajemen Puncak harus menjabarkan kebijakan mutunya kedalam sasaran-sasaran mutu yang diperkirakan dapat dicapai dalam interval waktu tertentu berdasarkan analisa data sebelumnya. Sedikit berbeda dengan kebijakan mutu, sasaran-sasaran mutu departemen boleh ditetapkan oleh tiap-tiap kepala departemen dengan selalu mengacu pada kebijakan mutu departemen yang bersangkutan. Seperti halnya kebijakan mutu, maka sasaran-sasaran mutu tersebut juga harus didokumentasikan sebagai bukti adanya komitmen Manajemen Puncak.
Keempat, Manajemen Puncak bertanggungjawab melaksanakan tinjauan manajemen, yaitu suatu aktifitas evaluasi terhadap kesinambungan dan efektifitas sistem manajemen mutu. Tentang hal ini akan dibahas lebih lanjut dalam pasal 5.6. Bukti komitmen ini biasanya berupa adanya rangkuman hasil rapat tinjauan manajemen (minutes meeting) jika tinjauan manajemen dilakukan dalam bentuk rapat, atau catatan-catatan lainnya yang menunjukkan telah dilaksanakannya tinjauan manajemen terhadap kesinambungan dan efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu.
Kelima, Manajemen Puncak harus menunjukkan bukti komitmennya dalam menjamin ketersediaan sumber daya. Bukti komitmen ini dapat dilihat dari kecukupan sumber daya yang dimiliki (terlihat pada saat Audit, red) termasuk adanya data pengelolaan dan pemeliharaan sumber daya, seperti; data kompetensi karyawan, pelatihan karyawan, kesehatan karyawan, kecelakaan kerja, pemeliharaan peralatan, pemeliharaan alat transportasi dan komunikasi, pemeliharaan gedung, dll.
Pasal 5.1 secara umum memuat tanggungjawab Manajemen Puncak dalam memperlihatkan bukti-bukti pemenuhan komitmennya yang mencakup kelima hal di atas, sedangkan pada pasal-pasal berikutnya (5.2, 5.3, dst) memuat tanggungjawab Manajemen Puncak dalam memenuhi persyaratan-persyaratan kelima hal tersebut.
Langganan:
Postingan (Atom)
