Pasal 6: MANAJEMEN SUMBER DAYA

Pasal 6: MANAJEMEN SUMBER DAYA
6.1 Penyediaan Sumber Daya
Organisasi harus menetapkan dan menyediakan, sumber daya yang dibutuhkan
a) untuk melaksanakan dan memelihara sistem manajemen mutu, dan secara berkesinambungan meningkatkan efektifitasnya, dan
b) untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan.
Penjelasan:
Pasal ini secara umum memuat jenis-jenis sumber daya yang harus disediakan oleh suatu organisasi/perusahaan dalam memenuhi persyaratan ISO 9001:2000. Penjelasan lebih lengkap tentang sumber daya tersebut dimuat dalam pasal-pasal selanjutnya (lihat 6.2, 6.3, dan 6.4).
6.2 Sumber Daya Manusia
6.2.1 Umum
Personil yang melakukan pekerjaan yang berpengaruh pada mutu produk harus kompeten berdasar pada kesesuaian pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman.
Penjelasan:
Secara umum yang dimaksud sumber daya manusia adalah semua personil/karyawan yang pekerjaan dan tanggungjawabnya mempengaruhi mutu produk yang dihasilkan oleh suatu perusahaan. Mutu produk yang dihasilkan tersebut tidak hanya bergantung pada personil-personil di bagian produksi saja, tetapi juga bergantung pada aktifitas-aktifitas yang dilakukan oleh personil-personil di bagian lain dalam sistem manajemen mutu perusahaan.
Secara ilustratif dapat dikemukakan bahwa bagian produksi bertanggungjawab dalam memproses material (input) menjadi produk (output) yang sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan bagian penjamin mutu (quality assurance), bagian pembelian bertanggungjawab dalam pemilihan pemasok dan pembelian barang/material yang sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan oleh pengguna dalam ruang lingkup perusahaan, sementara bagian penjamin mutu memiliki tanggungjawab dalam memastikan bahwa setiap produk yang akan diterima oleh pelanggan telah memenuhi persyaratan pelanggan, dst. Oleh karena itu yang termasuk kedalam sumber daya manusia tidak hanya personil-personil yang mengerjakan produk secara langsung seperti bagian produksi atau pelayanan, tapi juga termasuk personil-personil bagian pembelian, gudang/penyimpanan (warehouse/inventory), penjamin mutu (quality assurance), teknisi (technical/engineering), pe! ngiriman (delivery), dll.
Disebabkan personil-personil yang pekerjaan dan tanggungjawabnya berpengaruh terhadap mutu produk yang dihasilkan juga akan mempengaruhi kepuasan pelanggan, maka personil-personil tersebut harus memiliki kompetensi atau kecakapan yang sesuai dengan pekerjaannya. Dimana kecakapan tersebut dapat dinilai berdasarkan latar belakang pendidikan, pelatihan (training), keterampilan dan pengalaman yang dimilikinya.
6.2.2 Kompetensi, Pengetahuan dan Pelatihan
Organisasi harus
a) menetapkan kompetensi yang dibutuhkan untuk karyawan yang melaksanakan kegiatan yang berpengaruh pada mutu produk,
b) memberikan pelatihan atau mengambil tindakan lainnya untuk memenuhi kebutuhan ini,
c) mengevaluasi keefektifan tindakan yang diambil tersebut,
d) memastikan bahwa personil mengetahui akan relevansi dan arti penting kegiatan mereka dan bagaimana mereka memberikan kontribusi terhadap pencapaian sasaran mutu, dan
e) memelihara rekaman-rekaman yang sesuai dari pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman (lihat 4.2.4).
Penjelasan:
Pada pasal ini dijelaskan tentang persyaratan-persyaratan (proses-proses) apa saja yang harus dipenuhi oleh perusahaan dalam penyediaan sumber daya manusianya.
Pertama, suatu perusahaan harus menetapkan kompetensi yang dibutuhkan (minimum requirements) untuk setiap fungsi dengan mengacu pada tanggungjawab dan wewenang dari fungsi-fungsi tersebut seperti yang telah ditetapkan oleh Manajemen Puncak (lihat 5.5.1). Dalam proses penetapan ini terdapat suatu metode populer yang dikenal dengan "competency needs matrix" yang dapat digunakan untuk memetakan kompetensi-kompetensi yang dibutuhkan untuk setiap fungsi/posisi dalam suatu perusahaan. Secara ringkas matriks ini memuat nama-nama fungsi, pendidikan minimum, keterampilan-keterampilan (skills), dan pengetahuan-pengetahuan tambahan lainnya. Kemudian untuk setiap keterampilan dan pengetahuan diberi nilai rentang (range) tertentu sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Sebagai contoh untuk posisi manager produksi, ditetapkan bahwa pendidikan minimum adalah Sarjana (S-1) Teknik, keterampilan-keterampilan yang harus dimiliki antara lain; kepemimpinan (leadership), pemecahan masalah (problem solving), komunikasi (communication), industrial engineering (line balancing, work sampling, dsb), just in time, pengendalian mutu terpadu (total quality management), ISO 9000 & ISO 14000, sistem manajemen keselamatan kerja (SMK3), 5S, statistical process control, six sigma, balanced scorecard, dll. Selain itu ditetapkan juga pengetahuan-pengetahuan tambahan lainnya seperti; english, hukum ketenagakerjaan (labor law), administrasi, komputer, self development, fire fighting, dll. Selanjutnya untuk setiap keterampilan dan pengetahuan diberi nilai rentang tertentu, misalnya 0-4; dimana 0=tidak mengetahui sama sekali, 1=mengetahui, 2=memahami, 3=bisa menerapkan, 4=mampu mengembangkan; atau dengan menggunakan nilai rentang 0-55=kurang, 56-70=cukup, 71-85=baik, 86-100=baik sekali. Sekali lagi, penetapan nilai rentang ini sangat tergantung dari kebutuhan perusahaan. Matriks kebutuhan kompetensi ini selanjutnya dijadikan pedoman dalam proses perekrutan karyawan baru maupun pengembangan karyawan lama. Dengan menggunakan format yang sama seperti matriks kebutuhan kompetensi ini, setiap departemen kemudian membuat rincian kompetensi untuk setiap personilnya. Dari pemetaan ini nanti akan terlihat kompetensi setiap personil dan kebutuhan akan peningkatan kecakapan mereka.
Kedua, perusahaan harus menyediakan pelatihan untuk memenuhi atau meningkatkan kompetensi dari personil-personilnya. Untuk itu perusahaan harus menyusun perencanaan pelatihan (training plan) untuk masing-masing departemen. Bagaimanapun tentunya training plan tersebut disusun berdasarkan matriks kebutuhan kompetensi masing-masing personil. Adakalanya karena keterbatasan kemampuan, perusahaan tidak bisa menyediakan training, maka perusahaan harus tetap mengambil tindakan lain untuk memenuhi kebutuhan akan kompetensi personilnya. Tindakan-tindakan lain tersebut bisa berupa penyediaan buku-buku atau peralatan yang dibutuhkan sehingga karyawan bisa belajar sendiri (otodidak).
Ketiga, perusahaan harus melakukan proses evaluasi terhadap efektifitas pelatihan atau tindakan lain yang telah dilakukan. Evaluasi ini dapat dilakukan dalam berbagai bentuk tergantung dari sasaran-sasaran pelatihan itu sendiri. Untuk pelatihan dengan sasaran hanya agar peserta memiliki pengetahuan tentang topik yang disampaikan, maka tes secara tertulis setelah pelatihan berakhir dianggap sudah cukup memadai. Sedangkan untuk pelatihan yang memiliki sasaran agar peserta dapat menggunakan pengetahuan yang didapat dari pelatihan dalam melaksanaan pekerjaan sehari-harinya, maka evaluasi dapat dilakukan secara periodik (misal: per-bulan setelah pelatihan) terhadap hasil-hasil pekerjaan dari peserta pelatihan. Evaluasi ini kemudian disimpulkan setelah beberapa bulan penilaian, apakah pelatihan tersebut sudah efektif atau diperlukan pelatihan tambahan/tindak lanjut lainnya. Namun demikian secara umum ada 2 langkah dalam mengevaluasi pelat! ihan: langkah pertama, dengan melakukan tes pendahuluan (pre-test) terhadap materi pelatihan sebelum dilakukannya pelatihan dan kemudian melakukan tes akhir (post-test) setelah pelatihan berakhir untuk melihat persentase pemahaman peserta pelatihan terhadap materi yang disampaikan; langkah kedua, meminta atasan langsung dari peserta pelatihan yang bersangkutan untuk melakukan penilaian terhadap hasil pelatihan dalam pekerjaan sehari-hari bawahannya itu, seperti dengan memberikan tugas tertentu (job assignment) yang sesuai dalam batas waktu penyelesaian yang ditetapkan.
Keempat, perusahaan harus memastikan bahwa personil mengetahui akan relevansi dan arti penting kegiatan mereka dan bagaimana mereka memberikan kontribusi terhadap pencapaian sasaran mutu. Dalam hal ini perusahaan, khususnya setiap kepala departemen harus melakukan upaya penyadaran (awareness) terhadap seluruh personilnya tentang tugas-tugas dan tanggungjawab mereka, serta hubungan/relevansi antara pekerjaan mereka dengan bagian-bagian lain. Selain itu ditekankan agar setiap personil bekerja secara sungguh-sungguh sesuai prosedur yang telah ditetapkan karena hasil-hasil pekerjaan mereka berpengaruh terhadap kestabilan proses-proses sesudah mereka, serta bahwa kualitas pekerjaan mereka juga sangat berpengaruh terhadap pencapaian sasaran-sasaran mutu departemen dan perusahaan. Dengan proses keempat ini setiap personil diharapkan dapat memahami tugas-tugas dan tanggungjawab masing-masing, serta sadar bahwa mereka adalah bagian pe! nting (aset) bagi perusahaan meski sekecil apapun tanggungjawab mereka.
Kelima, perusahaan harus memelihara rekaman-rekaman atau catatan-catatan yang sesuai dari pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman semua personilnya seperti; matriks kebutuhan kompetensi, riwayat pendidikan/pelatihan, hasil evaluasi pelatihan, dan salinan sertifikat-sertifikat pendidikan/pelatihan.
Menurut penulis, pasal 6.2.2 tentang kompetensi dan pelatihan ini menggambarkan bahwa personil/karyawan adalah aset bagi perusahaan yang harus dipelihara dan dikembangkan agar memberikan hasil-hasil yang maksimal. Sudah seharusnya pandangan yang menganggap bahwa karyawan hanyalah sebagai objek semata harus ditinggalkan, karena sangat tidak relevan dengan kenyataan sesungguhnya dimana kemajuan dan kesinambungan suatu organisasi/perusahaan tidak terlepas dari kontribusi yang diberikan oleh karyawan-karyawannya.
6.3 Infrastruktur
Organisasi harus menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk. Infrastruktur termasuk, jika dapat diterapkan
a) bangunan, ruang kerja dan keperluan sejenis,
b) peralatan proses (baik perangkat keras dan perangkat lunak) dan
c) layanan pendukung (seperti pengangkutan atau komunikasi)
Penjelasan:
Salah satu sumber daya yang penting dalam mendukung proses pemenuhan persyaratan pelanggan dalam kerangka sistem manajemen mutu adalah infrastruktur. Semua yang termasuk kedalam infrastruktur seperti yang dijelaskan dalam pasal 6.3 tersebut, harus ditetapkan dan disediakan secara memadai berdasarkan kebutuhan pelaksanaan proses-proses. Dengan kata lain infrastruktur yang digunakan haruslah yang masih mampu mendukung proses menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan pelanggan (tidak kadaluarsa). Disamping itu perusahaan juga harus melakukan proses pemeliharaan terhadap infrastruktur secara periodik. Bukti pemeliharaan infrastruktur berupa catatan-catatan (records) seperti; catatan-catatan pengelolaan bangunan, perawatan mesin/peralatan, perawatan alat transportasi, dan lain-lain juga harus dipelihara sebagai bukti pemenuhan persyaratan ISO.
6.4 Lingkungan Kerja
Organisasi harus menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk.
Penjelasan:
Yang dimaksud dengan lingkungan kerja adalah semua area yang digunakan untuk menjalankan sistem manajemen mutu. Perusahaan harus menetapkan lingkungan kerja yang baik dan memadai bagi proses-proses dalam sistem manajemen mutunya seperti; tata ruang area kerja, jalur keluar masuknya material/produk akhir/karyawan, termasuk kenyamanan dan keamanan lingkungan kerja tersebut bagi semua karyawan. Pengelolaan lingkungan kerja harus dilakukan secara efisien dengan memperhatikan aspek-aspek yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku terutama aspek keselamatan kerja.